Organigrama para hacer Eventos 2023: Función, Características, Estructura y Plantilla Gratis

Establecer la organización de un evento en un esquema visual con los conceptos ordenados de forma jerárquica para planear y ejecutar correctamente las funciones que conlleva con éxito.

Organigrama de un Evento (funciones) - Características, Elementos y Funciones - Incluye Plantilla Gratis | Sitio Web Oficial organigramas.com.es

Autor: Robbie Flores Fecha: 09/03/2023 Tiempo de lectura: 6 min.

Muchos piensan que organizar un evento es complicado, pero la verdad es que no es así. Este organigrama representa la estructura general de cómo se conforma una empresa dedicada a los eventos, desde sus puestos, funciones y características. Este modelo se adapta a tu proyecto, puede modificar fácilmente cada elemento, forma, información, estructura y hasta los colores.

“Esta plantilla prediseñada en PowerPoint cuenta con lo necesario para hacer un evento o si piensas en grande como emprendedor, crear tu propio negocio estructurando la organización de forma adecuada.”

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Ejemplo con: Elementos, funciones, características, estructura y plantilla

El diseño de este tipo de organigrama debe hacerse de forma jerárquica, comenzando con el concepto principal (encargado, dueño o en este caso, el gerente). Los elementos secundarios deben repartirse por áreas o secciones que se encargan de algún proceso específico del evento (ej. Administración, logística, marketing, etc.)

Armar una organización para una fiesta, reunión o convención por medio de un esquema visual ayuda a que todo el equipo entienda y atienda sus obligaciones sin entorpecer el buen funcionamiento de cada elemento de la empresa.

Realizar la planeación de un evento sin que falte nada y te pongan a correr de última hora, podemos hacer un organigrama con todas y cada una de las funciones y tareas a realizar por cada uno de los participantes, así nos aseguramos que la conferencia, convención, ponencia, fiesta o reunión quede perfecta.

Otra finalidad profesional es para que tu nueva empresa tenga una coordinación y desempeño fundamental para alcanzar logros y objetivos a corto, mediano y largo plazo.

El modelo de este organigrama es de tipo «Jerárquico» con un concepto principal y uno secundario, de estos descienden 4 ramas o áreas principales, cada una con elementos de menor relevancia pero relacionados con su anterior.

En esta lista podemos ver la estructura completa del organigrama de marea jerárquica de izquierda a derecha y por color para identificar su nivel.

  • Gerente de Eventos(Dueño o jefe principal)
    • Coordinador General(Ejecutivo responsable de planificar, liderar, dirigir y organizar al equipo de trabajo)
      • COMITÉ ORGANIZADOR
        • Coordinación general (Encargado de liderar todos y cada uno de los departamentos y toma la decisión final de un proyecto)
        • Coordinación administrativa (Encargado de administrar los recursos humanos, financieros y físicos)
        • Coordinación de servicios generales (Encargado de apoyo logístico y control de materiales)
        • Coordinación de prensa y secretarial (Encargado de las relaciones, promoción y publicidad)
      • COMITÉ ADMINISTRATIVO
        • Administración de personal (Encargado de facilitar y controlar la materia prima)
        • Presupuesto y finanzas (Encargado del presupuesto general de gastos y compras, así como conseguir fondos y financiamiento para eventos)
        • Suministros (Utilización de materiales y relativos del almacén)
      • COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS
        • Divulgación (Anticiparse recomendablemente hasta con 5 meses para promocionar de manera escalonada y sostenida para crear expectación y deseo de las personas)
        • Inscripciones (Vincular formalmente a las personas para que se inscriban al evento y se registren)
        • Reservas (Proporcionar medios para la reserva de lugares en un evento)
        • Marketing (Estructurar la marca bien definida para que esta cobre importancia y sea reconocida)
        • Publicidad (Crear campañas publicitarias en medios como; redes sociales, internet, sitios web, afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, trípticos, avisos de prensa, radio y televisión)
      • COMITÉ LOGÍSTICO
        • Montaje (Encargado de la decoración y ambientación con montaje de tarimas, mesas, sillas, luz y sonido)
        • Riegos (Seleccionar un lugar apropiado para el evento y evitar incumplir normas de sanidad y seguridad. Igualmente asegurar contar con el equipo necesario contra riesgos y servicio médico)
        • Control de medio ambiente (Contar con los permisos reglamentarios de la secretaría de control de medio ambiente)
        • Ventas (Encargado de conseguir eventos por medio de relaciones personales, sociales y culturales)
        • Voluntarios (Lograr que las personas interesadas en un evento específico acudan en apoyo de la organización al recibir un premio o regalo)
      • COMITÉ ACADÉMICO
        • Exponentes (Encargado de contactar y facilitar la asistencia de los exponentes)
        • Conferencias y ponencias (Coordinar la recepción de bienvenida, durante el evento y despedida final)
        • Conclusiones y memorias (Realizar reportes del funcionamiento, proceso y ejecución del evento para mejorar la base de datos)
        • Recepción, alojamiento y traslado (Dependiendo del tipo de evento, se debe contemplar tareas y obligaciones necesarias tanto para los exponentes o artistas como para la gente que asistira)

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Plantilla: Organigrama para Hacer Eventos

Características:

  • Tipo de organigrama: Vertical.
  • Diseño: Estructura interna de las áreas y funciones que nos ayudan a realizar un evento, ordenados por 8 niveles jerárquicos en vertical.
  • Elementos: 28. Niveles: 8.
  • Color: Azul, rojo, verde, morado, naranja y blanco.
  • Formato: PPTX
  • Dimensiones: Hoja A3 extra transversal (913 x 1361 px – 32.2 x 44.5 cm – 12.6 x 17.5 in)
Organigrama General de un Evento 2023 – Organización Interna por áreas y funciones (Característica de estructura Vertical con 8 niveles con sus elementos y funciones definidas)

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Artículo actualizado: 09 de marzo, 2023

Artículo publicado: 24 de mayo, 2021

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Autor: Robbie Flores

Robbie Flores, es un webmaster SEO, fundador de organigramas.com.es con el objetivo de ayudar a todo el que quiera saber sobre organigramas y enseñar a hacer uno de manera fácil.
organigramas.com.es, es un sitio web creado para ayudar y conseguir soluciones para cualquier persona, empresa u organización que desee aprender lo que es un organigrama y como hacer uno correctamente.
Fundador de la iniciativa OAEE (Organización de Ayuda Educativa en Español) con la firme convicción de apoyar con materiales y herramientas gratuitas a todos, niños (as), jóvenes y adultos.

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  • Referencias:
    • I.C.A.D.N.C.W.D.P.J.G.A.D.O.M.N.V.H. (s. f.). ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO (ORGANIGRAMA). ppt SlidePlayer. Recuperado 09 de marzo de 2023, de https://slideplayer.es/slide/11120596/
  • Imágenes:
    • Imagen destacada y capturas de pantalla creadas, diseñadas o modificadas por el autor. 09, 03, 2023.

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